¿Estás deseando tomarte unas merecidas vacaciones?
¡Genial! Pero antes de hacer las maletas, es importante que pidas permiso en tu trabajo.
Una excelente opción es hacerlo a través de correo electrónico, ya que te permitirá dejar constancia por escrito de tu petición y justificar en el futuro las fechas solicitadas y la fecha en que hiciste la solicitud.
¿Te gustaría aprender a redactar un email efectivo para solicitar tus vacaciones y obtener el visto bueno?
¡Perfecto! Hoy te enseñamos cómo hacerlo.
Tabla de contenidos
Consejos antes de escribir un email para pedir vacaciones
➡️ Entérate de cómo es la política de vacaciones en la empresa
Lo primero y principal antes de enviar ningún email es conocer cómo es el procedimiento de vacaciones. Consulta a tu supervisor o al departamento de Recursos Humanos si tienes dudas.
Algunas organizaciones son más rígidas en términos de inicio, fechas e incluso períodos para tomarse vacaciones, mientras que otras son más flexibles y te dan más libertades.
Por ejemplo, algunas empresas que otorgan vacaciones a todos los trabajadores al mismo tiempo, otras utilizan un sistema de puntos o quizás haya un período específico para solicitarlas.
Además, es importante que calcules cuántos días de vacaciones te corresponden en base a los días trabajados, para que sepas exactamente cuántos días puedes solicitar.
➡️ ¿Deberías hablar primero con tu jefe/a?
Obvio. Preguntar en persona a tu superior suele ser más rápido, más fácil y más efectivo, pero eso no significa que no debas enviar un email también. De hecho, las solicitudes de vacaciones siempre deberían enviarse por correo electrónico.
¿Por qué? Porque así tanto tu jefe/a como recursos humanos tendrán un registro escrito de que tus vacaciones han sido acordadas oficialmente.
Dile las fechas que te interesan y explícale que ya has pensado cómo organizarte con tus tareas y cómo pueden hacer en tu ausencia para que vea que la fecha no afecta ningún proceso.
💡 Tip: Trata de conocer cómo es su criterio personal respecto a las vacaciones de los colaboradores para adelantarte a posibles preguntas u objeciones.
➡️ Escribe con antelación
Manda el correo con anticipación para que tanto tú como tu jefe y compañeros de trabajo podáis organizaros las tareas importantes. No sólo te dará ventaja para organizarte mejor, sino que esa fecha quedará reservada para ti.
¿Cuánto tiempo antes se deben notificar las vacaciones?
Por norma general deberías escribir tu email para pedir vacaciones por lo menos con el doble de tiempo antes de la fecha de inicio. Es decir, si quieres tomarte una semana libre, debes avisar con al menos dos semanas de antelación.
Pero esto no siempre aplica, depende de la política de la empresa en la que trabajas. Quizá en empresas pequeñas es más difícil elegir fechas y en empresas grandes haya ya un procedimiento establecido.
Lo que está claro es que lo más recomendable es notificar a tu empleador lo antes posible para aumentar tus posibilidades de conseguir esa fecha en concreto. Además, cuanto más tarde avises, más probabilidades tendrás de que rechacen tu solicitud de vacaciones.
➡️ Intenta elegir fechas convenientes
Si trabajas en un equipo, trata de coordinar con tus compañeros para evitar que tus vacaciones afecten negativamente el trabajo de los demás.
Si tienes tareas o proyectos específicos que debes completar antes de irte de vacaciones, planifica tu tiempo y recursos adecuadamente para cumplir con tus responsabilidades antes de que te vayas.
Otro aspecto importante a considerar es la temporada de vacaciones.
Si trabajas en un sector con picos estacionales, como el turismo en verano o las ventas en Navidad, puede que tengas que planear tus vacaciones fuera de esos periodos para evitar conflictos. O por ejemplo, quienes liquidan los sueldos de los empleados ya saben que los últimos días del mes estarán abocados a ese proceso, que es muy importante y que no puede fallar.
Dependiendo del sector o tipo de trabajo, hay mejores y peores épocas para tomarse un descanso.
➡️ Chequea el calendario de vacaciones
Es posible que en el equipo exista un calendario de vacaciones para poder planificar y no dejar el área de trabajo vacía.
Si no lo tienen implementado, puedes conversar con tus compañeros y diagramar juntos las posibles fechas de vacaciones.
➡️ Organiza el trabajo con tus compañeros de trabajo
Nada mejor que trabajar en equipo y contar con el apoyo de tus compañeros en tus días de ausencia.
Identifica cuáles son tus principales actividades y responsabilidades diarias, y las que puedas tener en los días que no estarás, para coordinar y que alguno de tus compañeros/as las supervise o lleve a cabo.
Incluso puedes acordar con alguien cubriros mutuamente cuando sean vuestras respectivas vacaciones.
Cómo escribir un email para pedir vacaciones
1) Asunto
Debe ser efectivo y claro, sin vueltas.
Como por ejemplo:
“Vacaciones 2023 Carlos”, “solicitud de vacaciones”, “Autorización de vacaciones”.
2) Primer párrafo
Comienza por indicar quién eres, el propósito del email, la cantidad de días y las fechas que tenías pensadas.
También, si quieres, puedes explicar el motivo personal por el que has elegido esas fechas, ya que puede darte más posibilidades de obtener la aprobación. Pero no es obligatorio.
3) Segundo párrafo
¿Cómo piensas organizar tu ausencia? Puedes mencionar quién se hará cargo de tus proyectos y reuniones actuales, para que tu jefe/a sepa con quién dirigirse si tiene preguntas.
Si alguna actividad es muy importante y sabes que va a preocuparse por ello, adelántate y menciónalo.
Cierra este párrafo pidiendo educadamente si puede confirmarte para poder avanzar en tu planificación personal y también en la laboral.
4) Despedida
Termina el correo dando gracias y quedando a disposición por cualquier duda o consulta.
Ejemplos de email para pedir vacaciones
Ejemplo 1: Email formal
Buenos días (nombre de la persona a la que va dirigido el email),
Escribo para solicitar dos semanas de vacaciones del 03/04 al 16/04, retornando al trabajo el lunes 17/04.
En esas fechas el proyecto en el que estoy trabajando ya estará terminado y mi compañero (nombre del compañero/a) estará presente para ocuparse de mis tareas y responder las llamadas y correos de los clientes.
Gracias de antemano por considerar mi petición y solicito si es posible una confirmación para poder realizar las reservas de vuelo y hoteles.
Quedo a su disposición para cualquier pregunta o duda.
Atentamente,
(Tu nombre)
Ejemplo 2: Email informal
Hola (nombre de la persona a la que va dirigido el email),
¿Qué tal? ¡Espero que estés teniendo un buen día!
Tal como te comenté el otro día, el mes de febrero me gustaría tomarme una semana de vacaciones. La idea era irme del lunes 13/02 al viernes 17/02 para poder asistir a la boda de mi amiga Laura en Roma. Volvería al trabajo el lunes 20/02.
Hablé con Marta y ella se ofreció a cubrirme mientras yo no esté. Pero de todas formas, dejaré todo cerrado antes de irme para que no quede nada pendiente.
Te agradecería mucho si me confirmas cuanto antes para que pueda hacer las reservas de vuelo y no se me complique más adelante.
¡Gracias de antemano y un abrazo!
(Tu nombre)
Ejemplo 3: Email recordatorio
Hola (nombre de tu superior),
Te envío este correo a modo de recordatorio por la solicitud de mis vacaciones que estaban previstas para el lunes 07/08 al viernes 11/08.
Te agradecería si puedes confirmarme lo antes posible para organizar las reservas del viaje y también para poder coordinar mi ausencia con mis compañeros de trabajo.
Un saludo,
(Tu nombre)
Conclusión
Pedir vacaciones no tiene que ser algo estresante.
Lo más importante es ser claro y específico sobre las fechas, e informar a tus jefes con la debida antelación. Además, siempre es una buena práctica ofrecer soluciones alternativas para que tu equipo pueda seguir trabajando sin interrupciones.
Planifícate bien, envía un buen correo, y podrás disfrutar de tus vacaciones sin preocupaciones y volver renovado/a y listo/a para continuar con tu trabajo.
¡Felices vacaciones! 😉
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