¿Sabemos decir que no? Me refiero a decir no con educación, con asertividad, incluso con cariño.
Solemos “sonar” bruscos/as cuando decidimos optar por el “no” a algo y a veces hasta nos ponemos a la defensiva a la hora de hacerlo.
Los/las recruiters somos humanos –aunque a veces no lo parezca- y también nos cuesta decir que no, decir que no avanzamos con una candidatura o que hemos preferido priorizar a otro/a candidato/a, pero no eso no quita que tengamos que hacerlo por respeto a la persona que está esperando una respuesta.
La decisión del “no” está tomada. Vamos a ver cómo llevarla a cabo y, concretamente, como decir que no a una candidatura o redactar una carta o mail de rechazo a un candidato/a.
La importancia de enviar un email de rechazo de candidato
A lo largo del proceso de selección hay momentos clave en los que todo/a recruiter o técnico/a de selección -llamémosle X- tiene que dar feedback sobre una determinada candidatura:
- Después de recibir la candidatura.
- Después de un primer contacto o entrevista telefónica.
- Después de la entrevista personal con Recursos Humanos.
- Después de una segunda o tercera entrevista (técnica, con la persona Responsable jerárquicamente, con el cliente final, etc.).
En cualquiera de los casos, aconsejamos dar la noticia lo antes posible por varios motivos:
- Asegurarnos de que damos el feedback. ¡No olvidarnos!
El día a día nos absorbe pero realmente la imagen que damos como profesionales y como empresa es mala y esto hará que recibamos críticas negativas por este motivo. - Preservar, por lo tanto, nuestra buena imagen profesional.
Esto está muy relacionado con cómo somos a nivel personal y con nuestra marca personal como profesionales. Hay “normas” que nos ponemos a nosotros/as mismos/as y depende de nosotros/as mismos/as la importancia que le demos al feedback que ofrecemos. - Velar por la imagen de la empresa a la que representamos en ese momento.
Algunas empresas tienen la “norma” de dar feedback, incluso automatizan parte del mismo, ya sea con respuestas automáticas de descarte en los portales de empleo o a través de software de gestión de la selección o gestión del talento que, cada vez más, dan opciones de respuesta automática una vez modificamos el estado de cada candidatura. - Mejorar la experiencia del candidato/a.
Al final, estamos trabajando con y para las personas. Alardeamos que “las personas son el activo más importante”. Qué menos que demostrarlo desde el inicio de nuestra relación con ellas, es decir, en pleno proceso de selección.
Qué incluir en una carta de rechazo de un candidato
En el caso de optar por una carta o email de rechazo automático, podemos construir un mensaje generalista válido para cualquier tipo de candidatura.
Esta opción puede ser la adecuada para “descartes” o “no” en fases iniciales del proceso de selección, por ejemplo, a aquellas personas que se inscriben en una oferta de empleo o envían una candidatura espontánea y con las que hemos decidido no contactar.
Ahora bien, si decidimos construir un mensaje más personal y adecuado en fases avanzadas del proceso de selección en las que ya conocemos mejor al candidato/a, la “idea” sería esta:
✅ Asunto
¡Tampoco hace falta ser brusco o demasiado directos/as!
Podemos utilizar un asunto neutro y aprovechar el cuerpo de la carta o email para dar las explicaciones oportunas.
Por ejemplo: Estado del proceso de selección para la posición “nombre de la vacante”.
✅ Agradecimiento
Dar las gracias es de guapos/as.
En serio… Pongámonos en la piel de la persona que participa en el proceso de selección.
Seguramente está en un momento de cambio y quizás algo complicado.
No cuesta nada dar las gracias por el interés y el tiempo dedicado al proceso de selección, ¿no creéis?
✅ Personalización
Esta parte ya es de másters.
La que nos diferencia. La que justifica que hemos tomado tiempo, atención y respeto a esa candidatura.
Sí, supone más inversión de tiempo por nuestra parte pero es lo que nos diferencia como profesionales y empresa –repito, especialmente en procesos de selección avanzados-.
✅ Comentarios
Podemos explicar los motivos del descarte en este punto y en el anterior, comentar o sugerir mejoras o hacer algún comentario o recomendación positivos.
✅ Final positivo
Animar a alguien a seguir con su búsqueda e incluso a seguir nuestra página de empresa o de ofertas de empleo nunca está de más.
Conseguir un final positivo en tu mail de rechazo no sólo ayudará al receptor/a, sino que hará posible que dejes una buena “huella” en la experiencia del candidato/a.
Ejemplos de email de rechazo de un candidato
Ejemplo 1: Email de rechazo generalista
Hemos recibido tu candidatura para el proceso de selección de “XXX” y hemos decidido no proceder con tu candidatura. En estos momentos necesitamos incorporar a alguien que se ajuste mejor al perfil definido.
No obstante, te animamos a que nos sigas la pista, a nosotros/as y a nuestra vacantes, ya que estamos en pleno proceso de crecimiento, y quizás en otra ocasión nuestras motivaciones se alineen.
¡Gracias por tu confianza y mucha suerte!
Ejemplo 2: Email de rechazo después de una primera entrevista (telefónica o presencial)
¡Hola “XXX”!
Te escribo para informarte sobre el estado del proceso de selección para la posición de “XXX” en el que estás participando.
Nuestra entrevista del día “XXX” fue muy interesante y a pesar de que tienes skills muy valorables, no acabamos de ver el encaje con lo que estamos buscando en este momento. Concretamente, el hecho de no haber trabajado en un entorno internacional y con distintos tipos de interlocutores nos ha hecho dudar y hacer que prioricemos otras candidaturas.
¡Pero no te desanimes! Nos pareces un/a profesional muy valioso y seguro que encuentras tu sitio. ¿Quién sabe? Quizás nuestros caminos se vuelvan a encontrar. ¡Estemos en contacto!
Mucha suerte y gracias por tu disponibilidad e interés a lo largo de todo el proceso de selección.
Ejemplo 3: Email de rechazo y de derivación a otras posiciones
Hola de nuevo “XXX”,
Te escribo para comentarte que después de las entrevistas que has realizado con nosotros/as, estamos muy interesados en tu perfil profesional. En tu trayectoria…. y en ti.
Sinceramente no vemos el encaje para la vacante de “XXX” pero en cambio sí que vemos opciones para una posición de “XXX” en el departamento “XXX” . Por ese motivo, quiero proponerte una nueva y definitiva entrevista con el responsable de este departamento, para que te pueda conocer y contarte de tú a tú las funciones y responsabilidades de este nuevo rol.
¿Te apetece?
Si te parece bien, organizamos un Meet para poder avanzar. Si no, no te preocupes, la vida da muchas vueltas y quizás más adelante podemos concretar una colaboración.
Espero tus noticias.
Gracias
Conclusión
Un proceso de selección es una negociación sobre un tipo de relación. Las dos partes implicadas deben estar de acuerdo en invertir en ella y, sea como sea, comunicarse a lo largo del proceso.
Decir que “no” no es fácil, pero está en nuestra mano como recruiters que sea respetuoso y constructivo.
Creo que la clave es “ponerse en la piel del otro/a” y pensar en qué es lo que necesita como respuesta, qué va a encarar mejor, y qué le aportará a pesar de nuestra negativa.
Todos/as hemos sido candidatos/as. No es tan difícil ser recruiter y decir que no porque también hemos estado “al otro lado de la mesa”.
